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  学院管理制度

韩山师范学院档案借阅制度

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:48:00

   根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定,遵循方便工作、利于保密、确保安全的原则,制订学院档案借阅制度。

一、学院综合档案室所保存的档案,主要供本院利用,同时也为社会提供服务。

二、属开放范围的档案,本院单位、个人或院外单位、个人需要查阅利用的,利用者持合法身份证明,在说明利用目的和范围并履行登记手续后,可查阅、摘录、和复制档案材料;属未开放范围的,仅供学院内部利用,查阅时须履行相关审批手续。

三、查阅党委会议记录、院长会议记录、有密级的上级文件以及超越文件规定的阅读范围的档案,应由查阅单位提出查阅报告,涉及一般性问题的,报学院党委办公室、学院办公室负责人审批,涉及重大问题的,报学院党委书记、院长审批,在学院保密员的监督下,查阅者限定性地阅读有关内容。有密级的会议记录和文件,原则上不得复印、摘抄、借出,如确因工作需要,必须复印、摘抄或借出的,需经批准,复印稿应在规定时间内销毁。

四、查阅有关人员的处罚、处理材料,属于一般干部、职工或学生的,须经档案形成部门负责人批准;属处级干部的,须经学院党委主管领导批准;查阅已故教职工档案的,应根据干部、职工的管理权限,报学院党委组织部或人事处审批。

五、查阅非公开的科研课题档案,本研究课题人员可直接借阅,本院其他人员和外单位查阅,须经课题组负责人签署意见,科研处负责人同意,必要时报请主管院长审批。

六、查阅和利用毕业生学籍材料和成绩单,须经本人确认同意。

七、查阅个人寄存在我院综合档案室的档案,应当征得寄存者同意。

八、境外组织或者个人查阅利用档案的,需按照国家有关规定办理。 

九、对于重要的、珍贵的档案,原则上只提供复制件借阅。

十、学院档案一般不办理外借,确因工作需要,必须借出,须按档案的管理权限履行审批手续,在规定时间内归还。

十一、借阅者应承担所借阅档案的安全和保密责任。不得撕卷或撕去其中文件;不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;不得随意摘抄与查阅目的无关的档案资料;未经同意不得摄制、复制、转借档案。违者则根据有关规定追究当事人责任和给予经济处罚。

十二、档案复制件载有学院综合档案室公章及案卷出处的,具有与档案原件同等的效力。综合档案室工作人员对借阅者摘抄、复制的档案材料应认真核对,严格把关。 

十三、阅和归还档案时,应严格履行登记、注销等手续,如实填写《档案借阅登记表》,档案管理人员对归还的档案,应仔细清点,核查无误后方可签字注销,如发现有损坏、丢失等情况,应立即追究责任。

 
 
 

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