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  学院管理制度

韩山师范学院人物类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:45:00

   我院是一所办学历史悠久的师范院校,100多年来,本院拥有很多学术造诣深厚、知识渊博、卓有贡献的教师和教育管理专家;在社会各界,特别是教育界拥有很多享有盛誉的杰出校友。他们在教学、科研、学校管理和社会活动中,为国家和学院的建设作出了重要贡献,在各项活动中形成的大量具有保存、查考、利用价值的档案材料,真实地反映了他们的学术水平、业务能力、工作成就、社会贡献以及道德修养,是他们形象的标志,也反映了学院整体教育、学术、科研、管理水平及历史地位。人物档案是学院档案的重要组成部分,是国家和学院的宝贵财富,必须加强收集和管理。

一、人物档案的收集对象

(一)在学院工作过的享有较高地位与影响的教授、专家、学院历任领导,以及在某一领域中有特殊贡献的教职工;

(二)为社会作出重要贡献的享有盛誉的杰出校友。

二、人物档案的收(征)集内容和归档范围

(一)教学活动:包括主编、合编并正式出版的教材、参考资料、重要的讲义;教学实践,授课情况,教书育人事迹;培养青年教师;教学研究成果等。

(二)科研活动:撰写的全部学术论文、学术著作、理论著作、译著的原稿、修改稿和定稿;科研成果、专利、创造发明及其应用后为社会作出贡献的记载、国内外的影响(如报刊、杂志及有关人物对其评价、引用等情况记载),科研实践(实验、试验、建设重点学科、科研基地等);参加学术讨论会材料等。另外,科研项目的科研文书材料按科研档案归档范围收集。

(三)管理活动:包括参与院、系的教学、科研和党政管理活动形成的文书材料,如重要报告、讲话、重大改革方案,以及手稿、笔记等。

(四)社会活动:包括社会职务、名人事迹、重要讲话、报告、重要贡献的报道等。

(五)外事活动:接待(接见)外宾谈话记录、报导;出国(境)留学、讲学、进修、合作科研、考察、参加国际学术会议;境外科学机构授予荣誉称号及奖励等有关材料。

(六)声像材料:本人的照片及参与各种活动(教学、科研、社会及外事等)中产生的各种照片、录音带、录像带等。

(七)生平、传记:

1、自传性材料:自传、日记、个人回忆录等;

2、反映其生平的各类书表:如入党、入团或参加其他党派、团体的申请书、志愿书、个人履历表等;

3、各种证件:如出生证、毕业证、肄业证、结业证、党费证、学位证、工作证、代表证、专业技术职称证书、职务证、回国证等;

4、有关人员、专家及报刊、杂志为名人编写的传记、报告文学、事迹介绍、评价;

5、与友人、亲属、同事及其他人士的来往书信、信笺、电报等通讯材料;

6、政府部门(学院)或团体为其举办的报告会、展览会、广播电视报导形成的材料。

(八)其他方面:包括参与上述各种活动中的重要来往信函、电报、政府或组织给予颁发的奖状、奖章、证书、聘书、任命书、委任状及领导人为名人所题的题词。

(九)已故名人的遗嘱、委托书等遗言性材料;讣告、悼词(生平)、唁电;报纸及广播电视报导等材料。

三、人物档案的收集办法

(一)对学院的教职工,学院采取移交、捐赠、寄存三种收集办法。

1、凡是个人从事教学、科研、党政管理等公务活动中形成的各种载体形式的文书材料,各单位必须集中后移交给学院综合档案室管理。

2、凡是个人在非公务活动中形成的重要文书材料,学院综合档案室可通过征集或个人自愿赠给学院。

3、对某些珍贵实物、原件,本人需要保留所有权的,则采取寄存办法。

(二)对于校友,学院采取搜集、自愿捐赠、寄存三种收集办法。

1、凡是校友回校参加各项活动中或在与学院联系中形成的各种载体形式的文书材料,校友办、外事办及有关联的单位必须及时移交给学院综合档案室管理。

2、校友在社会活动中形成的材料,校友办、外事办、综合档案室及学院的各单位都要注意搜集并及时送交学院综合档案室集中管理。

3、学院积极创造条件,争取更多校友将某些珍贵实物、原件捐赠或寄存我院。

四、人物档案的归档要求

(一)各单位领导要重视人物档案的收集工作,支持、鼓励并督促教职员工做好人物档案的收集移交工作。

(二)个人在公务活动中形成的各种载体形式的文书材料,由各单位兼职档案员集中后向学院综合档案室办理移交手续;在非公务活动中形成的材料,可以交由单位兼职档案员集中后移交,也可以自行向综合档案室移交。

(三)综合档案室对个人捐赠档案的,发给捐赠证书,并报告学院给予奖励。

(四)综合档案室接收档案材料后,应进行整理、编目、加强管理。

(五)凡归档文件材料,要求完整、系统、字迹清晰。

(六)归档材料需加以说明的,可由本人填写备考表,并与材料一起归档。

(七)如归档内容涉及已归档的其他门类档案时,可加“参见卡”说明(例如参见某类某年某卷等)。

五、人物档案的管理与利用

(一)人物档案按照收集对象分为院内与校友两类,每小类按形成时间先后顺序排列,组成一卷或数卷。

(二)人物档案的查考利用,按《韩山师范学院档案借阅制度》办理,使人物档案既能充分发挥其利用价值,又确保档案实体的安全、保密。

 
 
 

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