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  学院管理制度

韩山师范学院实物类档案管理细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:43:00

   学院实物档案是师生员工在教学、科研、外事和学校管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品,是我院各项活动真实形象的直观记录,是学院档案的重要组成部分,是学院各个历史时期教育事业发展的珍贵史料,它的保存与展示,也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。

为使实物档案能够完整、准确、系统地归档保存,更好地提供利用,对实物档案管理作如下规定:

一、实物档案的归档范围和保管期限

(一)我院师生员工在教学、科研、科技开发过程中制作的有代表性的教学模型、实验模型、科技作品、生产样品、学生实践活动作品等。

(二)上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹。

(三)出席在我院召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹。

(四)我院团体和个人在校内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章、奖品及荣誉证书等。

(五)友好单位或个人赠送给我院的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。

(六)境内外友好单位和友好人士及校友赠送给我院的礼品、纪念品。

(七)我院各个历史时期使用过的印章以及证件、徽章样品,如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册等。

(八)实物档案的保管期限见(附表)。

二、实物档案的归档要求

实物档案的归档必须完整、系统、准确,学院各单位或个人都应及时将反映教学、科研、学校重要活动的对学院有重要保存价值的实物档案交由本单位的兼职档案员移交给学院综合档案室统一管理,任何单位、个人不得将应归档的实物档案据为己有。

移交时,附实物的说明文字材料,包括:活动的主题、时间、地点、人物等。

(一)凡上级领导来校巡视、检查指导工作时产生的实物档案,由党委办公室、学院办公室归档。

(二)反映学院及校际间各项活动的实物档案,由各职能部门归档。

(三)反映学院外事活动的实物档案,由外事办归档。

(四)反映教学、科研、科技开发活动的实物档案,由教务处、成人教育学院、科研处、学生处、团委会、系、部等单位归档。

(五)反映体育运动的实物档案,由体育系归档。

(六)反映个人活动的重要实物档案,本人可随时向学院综合档案室归档。

三、实物档案的管理及各岗位职责

(一)综合档案室制订实物类档案管理实施细则,并负责组织实施。

(二)为保证实物档案的完整收集和归档,学院各单位负责人应将实物类档案工作要求落实到本单位的工作计划和工作人员的职责范围,并检查、督促有关人员执行。

(三)各单位兼职档案员,应按规定时间及时向综合档案室移交实物档案。

(四)综合档案室对接收的实物档案,必须做好登记、分类、编目,妥善存放。

(五)综合档案室应采取有效保护措施,做好实物档案的防盗、防尘、防潮、防虫等工作。

(六)珍贵实物档案应设专柜存放。

四、实物档案的归档时间

每项活动产生的实物档案,在活动结束后三个月内应向学院综合档案室办理移交手续。

五、实物档案的开放利用

(一)综合档案室编制必要的检索工具,以便查找利用。

(二)综合档案室要积极创造条件,开展实物档案的展示活动。

(三)实物档案的借用办法,按《韩山师范学院档案借阅制度》办理。

韩山师范学院实物类档案管理实施细则.doc

 
 
 

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