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韩山师范学院声像载体档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:42:00

一、声像载体档案工作的基本原则

()凡反映本院教学、科研、管理等各项工作和活动以及学院历史发展,具有保存价值的以声音、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料属于声像档案。

()声像档案的主体是声像载体材料,声像载体材料必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和特殊保管。

()声像档案实行集中统一管理,以确保声像档案的完整、系统和安全,便于开发利用。

()声像档案工作必须纳入学院各单位的管理制度之中,与各项工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步进行和管理,即工作人员接受制作任务与接受声像材料的归档要求要同步。

二、声像载体档案归档范围的确定

()确定的原则

1、归档的本院各项工作和活动中形成的,或院外单位形成的与本院有关的声像载体材料,必须对本院当前与长远具有参考价值、凭证作用,有史料和研究价值。

2、归档的声像载体材料必须反映活动的全过程,确保完整、准确、系统。

3、归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律,保持声像与纸质载体,以及不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

()归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括声像档案的管理综合文件材料、声像载体和声像材料说明三个方面,具体的归档范围见(附表)。

2、归档的重点是本院各项工作和活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。

三、声像载体档案的立卷与归档要求

()形成积累

1、学院的宣传部、网络中心、电教中心是声像材料的主要形成单位和归档部门,其他各单位也应该主动积累,做好重要声像材料的收集、整理和归档。

2、声像项目负责人和其他制作人员,要按分工认真作好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。

3、各单位兼职档案员对收集的声像载体材料,应按归档程序进行系统整理后向学院综合档案室移交。

()整理组卷

1、组卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。对单件声像载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法,对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号,既保持声像载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

2、组卷分类

(1)按介质分为纸质文件材料和声像载体材料;

(2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料;

(3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等。

3、组卷分工

(1)综合管理文件材料,由各单位立卷归档;

(2)制作项目文件材料和声像制品,由制作项目单位或个人立卷归档;

(3)两个以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档;

(4)外单位制作的反映本院活动的声像载体材料由委托的部门征集。

4、对归档材料的整理

(1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套,音响、画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者,应及时修补、粘结,生霉、受潮的,要及时冲淡、风干。

(2)根据声像载体材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成报告单位。

(3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和摄制者),其他载体形式要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

(4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应,互记参见号。

()归档要求和归档时间

1、各单位兼职档案员应在次年4月底前,将上年度应归档的声像载体材料,向学院综合档案室移交。

2、移交的文件材料应完整齐全,符合要求。

3、移交时填写移交清册,移交清册一式二份,双方各执行一份。

四、声像载体档案的管理

()学院综合档案室负责声像载体文件材料的接收、分类、整理、编目、保管和提供利用。

1、分类编目

依不同载体而定,可以是卷、册、盒、盘,也可以是张、件。年度号使用声像档案形成的自然年度;按不同载体编录类目;同一事项多载体的应注明相应的参见号。

2、保管

(1)照片库房保持温度1525°C,湿度5565%。其他声像库房,应做到恒温、恒湿、清洁,温度宜1824°C,相对湿度宜3545%,要有专业的设备和必要的保护措施。

(2)积极做好六防(防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防高温)

作,并保持库房整洁。

(3)每两年对库存档案进行一次全面核对检查,写出检查总结,发现问题及时处理。

(4)照片、底片要定期进行检查,有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。

(5)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防污染。要定期进行检查,如发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。

(6)声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致,需永久或长期保管的声像材料,在保管一定时间后应转录复制。

(7)母带()与复制带()保管方法一致。母带()必须专柜保管,并特别标明。学院档案室对院声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。

()严格执行保密制度,维护声像档案的完整和安全。

()声像档案的保管期限和保密期限已满的,由院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

五、声像载体档案的开发利用

()学院综合档案室按载体规格编制检索目录和提供利用。

()母带()一般不借出,特殊情况需按档案室规定经过批准。

()档案借阅或归还时,由利用者和档案部门共同清点、检查、并在借阅登记簿上登记,对借出的档案档案部门定期催还,需要续借者,应重新办理借阅手续。对过期不还者,应停止其借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失,应写书面报告,经有关领导人签署意见后,根据不同情况进行处理。

六、声像载体档案工作人员岗位责职

()学院声像档案形成部门负责人的职责

1、重视和健全有关的管理制度,确保声像档案工作全面纳入工作计划之中,并认真执行。

2、对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促,确保声像档案材料的完整、准确。

()声像技术人员的职责

1、负责声像工作的技术人员,应在整个制作过程中认真做好声像材料和文字简介的整理。

2、每项工作完成后,及时向单位的兼职档案员归档。

()兼职档案人员职责

1、协助技术人员做好声像档案的平时积累工作,接收本单位人员交来的声像材料,并检查是否完整、准确、系统,组卷是否符合要求。

2、将收集的声像载体档案,于次年4月底前移交学院综合档案室管理。

()学院综合档案室的职责

1、认真贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策,负责本细则的组织实施。

2、组织对兼职档案员的业务培训。

3、指导、监督、检查、协助各单位做好声像材料的形成、积累和整理归档工作。

4、负责的声像载体档案的接收、整理、保管、鉴定,统计和利用等业务工作。

韩山师范学院声像载体档案管理实施细则.doc

 
 
 

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