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  学院管理制度

韩山师范学院财会类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:38:00

   一、财会档案工作的基本原则

   ()本院财会档案,是指学院在经济活动中,通过会计核算形成的、经过整理归档保存的会计凭证、会计账簿、会计报表等专业材料(包括相应必要的电子文件)。它记录和反映我院经济业务的重要证据,是我院档案的重要组成部分。

   ()财会档案实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

   ()财会档案工作应纳入财会部门的工作计划、管理制度,以及财会部门工作人员的岗位职责,在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,同步布置、检查、总结、验收财会档案工作。

   ()本院财会档案工作由职能部门财务处负责,财务处应有一位负责人分管此项工作,并指定兼职档案员,负责做好财会档案的收集、整理、立卷、归档工作。

   二、财会档案归档范围的确定

   ()归档原则

   1、归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学院的当前与长远具有参考价值和凭证作用。

   2、归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,确保完整、准确、系统。

   3、归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系及考虑财会档案的类型特点。

   ()归档的主要内容和重点

   1、归档的主要内容包括管理的综合文件材料、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面,具体的归档范围见(附表)。

   2、归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型,具有长期保存价值和凭证作用的文件材料。

   三、财会档案的立卷与归档要求

   ()财会档案的形成积累

   1、学院财务处领导在制订财务工作计划时,要向会计经办人员布置积累财会材料的任务。

   2、财会部门的兼职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累,注意材料的完整、系统和准确。

   ()整理组卷

   1、本院财务处为财会档案立卷单位,负责把本部门每年形成的财会档案收集齐全,并进行整理、立卷装订成册()

   2、遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料按时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

   3、按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

   4、财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度2cm为宜。

   5、编写页号,每卷页号均从1开始,位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。

   6、对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由学院档案室保管到结清债权、债务时为止。

   7、备考表记录卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

() 归档要求和归档时间

1、当年产生的会计材料,财会部门应在次年第一季度内完成整理组卷。

2、属财务管理制度等的综合文件材料,应在每年度结束后的次年4月底前移交学院综合档案室。

3、属会计档案的,整理组卷后在本部门保管3年,期满后的次年4月底前移交学院综合档案室集中保管。

4、兼职档案员将归档的财会档案编制移交目录,一式二份送领导审核签字后,连同案卷集中向学校档案室办理移交手续。

    5、财会部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求,凡不符合要求的,综合档案室有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。

    6、学院综合档案室接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应与财务处经办人共同拆封整理。

   四、财会档案的管理

   ()综合档案室负责对财会档案的接收登记、分类、整理,编制检索工具和提供利用。

   ()案卷入库时,应全面检查账、物、卡是否相符,然后按档号排列。

   ()综合档案室接收保管的财会档案,应保持原卷()的封装,如要修改财会档案材料数字,须经主管院长批准,方可修改。

   ()综合档案室对于违反财会档案管理制度的,有权进行检查纠正,情节严重的,应报院主管领导,严肃处理。

   ()本院财会档案的保管期限,分为永久、长期和短期三种。

   ()财会档案保管、保密期限已满,须经学院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。需要销毁的应编制销毁清册,报主管财务工作的院领导审核,然后报主管档案工作院长批准,方可销毁。对于其中尚未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由院档案室保管到结清债权债务时为止。基建工程在建设期间的财会档案,不得销毁。

   ()销毁财会档案时,由学院综合档案室和财会部门共同清点核对,共同监销,在销毁清册上共同签名盖章,销毁清册由学院综合档案室长期保存。

   五、财会档案的开发利用

   ()大力开发档案信息资源,为会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

   ()编制各种形式的参考资料,如数据汇编等,积极为利用者提供服务。

   ()综合档案室应积极提供财会档案为学院经济业务等各项工作服务。

   ()借阅财会档案,须经档案形成部门负责人或档案室负责人同意,方可借阅。借阅时,不得拆散原件(),不得涂改,不得毁损,应对财会档案的安全与保密负责。

   ()借阅财会档案按《韩山师范学院档案借阅制度》办理。

   六、财会档案工作岗位责职

   ()财务部门领导的职责

   1、建立健全有关管理制度,切实做到把财会档案工作纳入财务管理之中,并督促各个岗位工作人员执行。

   2、定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。 

   3、为兼职档案员开展工作提供必要的条件。 

   ()财务部门兼职档案员的职责

   1、在本单位负责人的领导下,协助各会计承办人做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。

   2、检查已收集、积累的材料是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷、装订。

   3、做好暂时存放在本单位档案的分类、编目、登记、保管和利用等工作。

   ()财务部门各岗位人员的职责

   1、按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。

   2、整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。

   3、主动配合相关材料的合并组卷事宜。

   ()综合档案室的职责

   1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。 

   2、督促、指导、检查学院财会部门做好财会档案工作。

   3、努力开发财会档案信息资源,积极提供利用。

   韩山师范学院财会类档案管理实施细则.doc 

 

 
 
 

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