> >
当前位置: 首页>>档案法规>>学院管理制度>>正文
最 新 推 荐
 
热 门 文 章
  学院管理制度

韩山师范学院外事类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:40:00

   一、外事档案工作的基本原则

   ()本院外事档案指的是本院与国()外高等学校、科技机构及个人在教育、科技和生产合作、学术交流、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像等载体文件材料(包括相应必要的电子文件)。

   ()我院在涉外活动中形成的外事档案,是学院档案的重要组成部分,实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和有效利用。

   ()学院负责外事管理工作的职能部门,应将外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度之中,落实到外事工作人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

   ()学院外事工作管理部门要有一位负责人分管外事档案工作,并指定兼职档案员,负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。

   二、外事档案归档范围的确定

   ()归档原则

   1、归档保存的外事档案,必须对学院和社会的当前与长远具有参考价值、凭证作用,有史料和研究价值。

   2、归档的外事文件材料,必须反映本院外事管理、与国(境)外高校、科技合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

   3、归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现我院涉外工作的职能和特点。

   ()归档的主要内容

   l、归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出国()和国()外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、校际合作、科技合作、留学生工作等方面,具体的归档范围见(附表)。

   2、本院人员在国()外获得的证书、奖状、奖章、奖品等(归档方式可存原件或复印件、影印件)。国()外团体或个人赠送给我院的纪念品、礼品及登记表、清单,捐资建设的有关文件材料等。

   3、归档的重点应是属重大涉外和校际合作、科技合作、留学生工作和资助我院办学建设等方面的各种载体文件材料。

   三、外事档案的立卷与归档要求 

   ()外事文件材料的形成积累

   l、与涉外活动有直接联系的各单位或个人,须按本单位或个人参与涉外活动的程序、形式,积累收集外事文件材料,重要的和经常使用的应酌加副本。

   2、归档的外事文件材料,必须字迹工整、图样清晰。

   3、凡出国()学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国()外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后,出具证明,财务部门方可准予报账结算,师资管理部门才准予报到上班。

   4、聘请国()外专家、学者、教师(含客座教师)来校任教、讲学、合作研究的有关部门,在任教、讲学、合作研究结束时,应将须归档的文件材料收集、整理、立卷后送学院外事管理部门,由外事管理部门审核后移交学院综合档案室。

   5、接待国()外专家,学者来校访问和作学术报告后,外事管理部门须将该归档的文件材料收集,整理、立卷,审核后移交学院综合档案室。

   6、接收国()外留学生和授予国(境)外学者、著名人士名誉称号的有关材料,由学院外事管理部门收集整理、立卷后向学院综合档案室移交。

   ()整理组卷

   1、根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

   2、对来校、出国()和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、

请示报告、上级批复与国(境)外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国()外活动期间形成的材料及派出、回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后,印件在前,原稿在后,批复在前,请示在后排列。

   3、外事文件材料,采用卷皮或卷盒方式保管,可以整卷装订,可以组成薄卷,也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。

   4、幅面大于卷皮或卷盒()的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外,其余声像载体的材料、礼品实物,应保持其原状,另行专柜保管,档号与文字材料一致。

   5、以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置标在非装订线一侧的下角。  

   以盒()装形式保管的外事文件材料,以件为单位,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐项填写。 

   ()归档要求和归档时间 

   1、学院外事管理部门的兼职档案员应在次年4月底前,将上年度应归档的外事档案,向学院综合档案室移交。 

   2、移交的文件材料应完整齐全,符合要求。 

   3、移交时填写移交清册,移交清册一式二份,双方各执行一份。 

   四、外事档案的管理

   ()学院综合档案室负责外事档案的接收、分类、整理、登记,编制检索工具和提供利用。

   ()根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值,将保管期限划分为永久、长期、短期三种。

   ()外事档案保管期限和保密期限已满,须经学院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

   五、外事档案的开发利用

   ()编制检索工具,开展外事档案汇编和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

   ()借阅外事档案按《韩山师范学院档案借阅制度》办理,以保证档案的安全、保密。

   六、外事档案工作岗位责职

   ()与外事活动有业务联系的各部门领导职责

   1、重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入外事工作计划之中,并认真执行。

   2、按外事业务活动的程序形式,检查、督促、带头做好积累、收集,在工作结束后,将本部门材料汇集、检查,送学院外事管理部门。

   ()学院外事管理部门领导的职责

   1、按学院外事类档案管理实施细则的要求,将外事档案工作纳入外事管理工作计划,并检查、监督与外事活动有业务联系的各部门和本单位管理人员执行。

   2、督促兼职档案员将外事活动中形成积累的文件材料整理组卷,按规定向学院综合档案室移交。

   ()外事管理部门兼职档案员的职责

   1、做好外事档案材料的平时收集、积累工作。

   2、检查有外事活动的有关部门上交的外事文件材料是否完整、系统、准确。

   3将收集、积累的外事文件材料,整理组卷,及时向综合档案室移交。

   ()学院综合档案室的职责

   1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。 

   2、组织对兼职档案员的业务培训。 

   3、指导、监督、检查、协助学院外事管理部门做好外事文件材料的形成、积累和整理归档工作。

   4负责外事档案的接收、整理、保管、鉴定,统计和利用等业务工作。 

   5、积极开发外事档案资源,充分发挥其作用。

   6、遵守国家有关法规,保证外事档案的安全。

   韩山师范学院外事类档案管理实施细则.doc 

 
 
 

2016 Hanshan Normal University. All RIGHTS RESERVED. [版权所有] 韩山师范学院综合档案室
[地址] 广东省潮州市桥东 [邮编] 521041 [E-mail] webmaster@hstc.edu.cn (粤ICP备14058351号)
>