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  学院管理制度

韩山师范学院出版物类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:39:00

   一、出版物档案工作的基本原则

   ()本院出版物档案是指本院在自行编辑出版学报、校报、学术刊物、书籍、音像等出版物活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表及声像等载体文件材料(包括相应必要的电子文件)。

   ()本院出版物档案反映了本院教学、科研和学院管理水平及活动情况,是本院教学、科研等工作发展的历史记录,是本院档案的重要组成部分,由学院综合档案室集中统一管理。

   ()出版物档案工作要纳入出版、编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划,纳入出版、编辑人员的职责范围,出版、编辑单位要在布置、检查、总结、验收出版物工作的同时,布置、检查、总结、验收出版物档案工作。

   ()本院学报编辑部、宣传部等有出版刊物的各单位要有一位负责人分管出版物档案工作,并指定兼职档案员,做好出版物档案的收集、整理、立卷、归档工作。

   二、出版物档案归档范围的确定

   () 归档原则

   l、归档的出版物文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,保证完整、准确、系统。必须对学院的当前与长远具有参考价值和凭证作用,有史料和研究价值。

   2、归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版物材料的成套性特点。

   ()归档的主要内容和重点

   1、归档的主要内容包括出版管理的文件材料、出版物的编审、出版等方面的内容,具体的归档范围见(附表)。

   2、归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料,尤其是出版物本身。

   ()不归档的文件材料

1、未生效的合同、协议书;

2、不退、不用的稿件,非定稿的稿件;

3、无查考价值的事务性、临时性函件;

三、出版物档案的立卷与归档要求

()材料的形成与积累

   1、书籍、期刊及学报出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,保证归档材料的完整齐全、系统和准确。

   2、书籍、期刊和学报出版后,责任编辑必须将应归档的材料加以整理,拟写标题,编好卷内目录,连同原稿、清样、书(期刊、校报)样,交由本单位的兼职档案员保管。

   ()立卷方法。各种出版物档案材料按其性质和种类(出版物的名称)

别进行立卷。

   l、期刊。视其情况几期一卷或一期一卷,原稿与样本可以合订在一起,也可分开,按年代、期次排列,注意分清年代,不可混年立卷。

   2、校报。按年度立卷,可按时间顺序(如年、季或月)和重要程度,把稿件分别立卷,样本可按时间顺序订成合订本。

   3、书籍。一般以作品为单位整理,一书组成一卷或数卷,跨年度的出版的,材料放在出版物的出版年度立卷。

   ()出版物档案案卷标题以书籍著()者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

   ()归档要求和归档时间 

1、出版单位兼职档案员应在次年4月底前,将本单位上一年度应归档的出版物档案,向学院综合档案室移交。

2、移交的出版物文件材料应完整、齐全、符合要求。

3、移交时填写移交清册,移交清册一式二份,双方各执行一份。

   四、出版物档案的管理

   ()学院综合档案室负责对出版档案的接收、分类、整理、登记,编制检索工具和提供利用。

   ()根据出版物档案的历史价值、科学价值和使用价值,保管期限划分为永久、长期、短期三种。

   ()出版物档案保管期满,须经学院档案鉴定小组鉴定,根据价值和需要,对保管期限的升降,或延长、销毁,作出处理决定。

   ()音像出版物的纸质部分和非纸质部分,编制相同档号,分柜存放。

   五、出版物档案的开发利用

   ()编制检索工具。定期编制出版物档案汇编或内容摘要,提供利用与交流。

   ()出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分,特别是查阅专家审稿的意见,应严格借阅手续,利用时需经档案室负责人或出版、编辑部门负责人批准。

   六、出版物档案岗位职责 

   ()出版、编辑单位领导的职责

   l、在组织编制出版物的长远规划和年度计划时,要把出版物档案工作列为重要内容。

   2、建立健全有关管理制度,确保出版物档案工作能纳入管理工作中,并督促各科、室负责人和责任编辑执行。

   ()出版、编辑室主任的职责

   l、把建立和做好档案工作列为室的重要工作内容之一,对全室人员提出要求,定期检查,做到档案材料的形成积累与出版工作同步。

   2、审查责任编辑对出版物档案材料收集是否完整、系统、符合要求,准确,组卷是否符合要求,保管期限是否定得恰当,并签注意见。 

   ()出版、编辑单位兼职档案员的职责 

   1、在部门负责人的领导下,指导、督促、协助责任编辑做好出版物档案材料的平时积累工作。

   2、检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确,组卷是否符合要求。

   3、将已收集完整的案卷,移交学院综合档案室。

   ()综合档案室的职责 

l、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。 

2、组织对兼职档案员的业务培训。

3、指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和整理归档工作。

4、负责出版物类档案的接收、整理、保管、鉴定,统计和利用等业务工作。

韩山师范学院出版物类档案管理实施细则.doc

 

 
 
 

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