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  学院管理制度

韩山师范学院仪器设备类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:37:00

   一、仪器设备档案工作的基本原则

   ()仪器设备档案是指学院固定资产的仪器、设备在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存利用价值的各种载体文件材料以及随机技术文件材料(包括相应必要的电子文件)。

   ()学院对仪器设备档案实行集中统一管理的原则,既便于开发利用,又确保仪器设备档案完整、准确、系统和安全。

   ()仪器设备档案是国家的重要技术储备,仪器设备档案工作是学院仪器设备管理工作的组成部分和重要环节,必须纳入学院设备管理工作之中,与设备计划管理,设备采购供应使用等工作紧密结合。

   ()设备处应确定一位负责人分管仪器设备档案工作,并指定兼职档案

员,负责设备文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。

   二、仪器设备档案归档范围的确定

   () 归档原则

   1、归档的仪器设备管理和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造等各个环节中形成的文件材料,必须对学院具有参考价值和凭证作用。

   2、归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到使用的全过程,保证完整、准确、系统。

   3、归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。

   4、作为学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备材料,均须归档。

   ()归档的主要内容和重点

   1、归档的主要内容包括仪器设备的综合管理文件、仪器设备项目的依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,具体的归档范围见(附表)。

   2、归档的重点是仪器设备项目(价值10万元以上)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

三、仪器设备档案的立卷与归档要求

()坚持由仪器设备管理部门立卷的原则。从设备计划、申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性的文件,均由设备处负责收集、积累、整理、立卷。仪器设备验收完成后,设备处兼职档案员应及时将形成的仪器设备管理文件材料整理组卷。

   1、根据仪器设备技术文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形成等实际情况,坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则,将每项仪器设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

   2、将反映仪器设备概况的重要文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理成案卷,排放在案卷之首,其余设备技术文件材料按设备工作程序及重要程度,依次系统排列,文字材料在前,图表在后。

   3、仪器设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管、并标明参见号。

   4、拆除卷内文件中的金属物,用线装订,对破损的文件材料进行修补,图件按卷盒规格叠成手风琴式。

   5、全部仪器设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,对不装订的案卷,则在每件文件加盖上单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

   6、案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题,控制在100个字符以内,填写档案卷内目录和备考表及简介,卷内目录放在卷内材料首页之前,备考表放在卷内材料尾页之后,简介放在本设备档案首卷卷内目录之前。

   ()仪器设备档案有密级的,则单独立卷。 

   ()仪器设备文件材料必须用钢笔书写,严禁用圆珠笔、水彩笔等不利于长久保存的书写材料,要求字迹工整、图样清晰。

   ()大型精密设备(价值人民币10万元以上)的开箱验收,设备管理部门应通知学院档案室人员参加,以检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作。 

   ()归档要求和归档时间 

1、各单位自购的仪器设备,在订购工作中产生的文件材料,应于设备运转后一个月内移交到设备处兼职档案员。

2、仪器设备验收后,使用单位负责填写大型精密仪器验收记录、登记表和技术资料目录等,并在两个月内移交给设备处兼职档案员。

3、设备处将价值在人民币10万元以上的仪器设备整套档案移交学院档案室。

4、设备处兼职档案员应于每年4月底前将前一年应归档的仪器设备档案移交学院综合档案室保管。

5、移交时填写移交目录,目录一式二份,双方各执一份。

   四、仪器设备档案的管理

   ()学院档案室负责对设备档案进行分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。

   ()保管期限和保密期限已满的设备档案,须经院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

   ()仪器设备档案的保管期限分为长期或与设备共存二种。

   五、仪器设备档案的开发利用

   ()学院档案室编制仪器设备档案目录和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

   ()借阅仪器设备档案按《韩山师范学院档案借阅办法》办理。

   六、仪器设备档案工作岗位职责

()仪器设备管理单位领导的职责

   1、建立健全有关的管理制度,将设备档案工作全面纳入设备计划,采购、管理工作之中。

   2、加强与学院综合档案室联系,共同做好业务指导、监督和检查工作,保证档案的齐全、完整和质量。 

   ()仪器设备使用部门领导的职责

   1、建立健全本单位仪器设备文件材料的保管制度,确保仪器设备文件材料的完整、准确、系统,检查督促使用设备人员坚持设备使用、维修、检修工作记录,并使之制度化。

   2、指导本单位仪器设备文件材料的形成积累工作,检查兼职档案人员的组卷归档工作。

   ()仪器设备管理和使用单位兼职档案员的职责

   1、督促仪器设备管理和使用人员积累仪器设备的文件材料,并定期收集。

   2、按仪器设备计划,采购供应工作的程序,形成、积累仪器设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后,整理移交给设备管理部门。

   3、认真做好仪器设备随机文件材料的清点、组卷工作,并按规定,及时向管理部门或向学院综合档案室移交档案。 

()综合档案室的职责

l、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。 

2、组织对兼职档案员的业务培训。

3、负责仪器设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定,统计和利用等业务工作。

    4、遵守国家有关法规,保证仪器设备档案的安全。

韩山师范学院仪器设备类档案管理实施细则.doc

 

 
 
 

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