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  学院管理制度

韩山师范学院基本建设类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:35:00

   一、基建档案工作基本原则

   ()本院基本建设档案是指在基本建设和修缮工作中,从酝酿、决策到建成、使用的全过程中形成的文件材料,包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、及配套的声像、计算材料等(包括相应必要的电子文件)。

   ()学院对基建档案实行集中统一管理的原则,以确保档案材料的完

整、准确、安全和有效利用。

   1、基建管理部门应确定一位负责人分管基建档案资料工作,并指定兼职档案员,负责做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。

   2、对每项扩建、改建及大、中型维修项目的档案资料,必须指定一名工程技术人员为兼职档案员,负责收集、整理、立卷、归档工作。

   ()基建档案工作必须纳入基建管理工程中,做到项目建设(维修)一开

始与建立档案工作同步进行,项目在建设过程中要与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行,项目竣工验收时与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

   二、基建档案归档范围的确定

   () 归档原则

   l、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会的当前与长远具有参考、凭证作用,有史料和研究价值。

   2、归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统,与建筑物完全一致并具有成套性。

   ()归档的主要内容和重点

   1、归档主要内容包括综合管理,项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试产基建预算、概算、决算、器材管理等方面,具体的归档范围见(附表)。

   2、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

   ()不归档的文件材料 

   正式施工前的草图,未定型的图纸;

   重复文件和重复图纸;

   无查考价值临时性、事务性文件。

   三、基建档案的立卷与归档要求 

   ()形成积累

   1、基建部门接到基建项目后,要在布置工作计划的同时布置积累基建文件材料的任务。

   2、基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

   3、基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。

   4、学院综合档案室督促、指导基建部门兼职档案人员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作。

   5、基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

   6、使用基建文件材料过程中不允许随便更改,如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

   7、归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰,一律用墨水或墨汁书写,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

   8、归档的底图,格式必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

   9、归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

   10、工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

   11、基建部门要定期检查、绘制本院的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图,并移交学院综合档案室。

   ()整理组卷

   l、基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门分管基建档案材料工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

   2、根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

   3、文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地址图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)

   4、基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。

   5、无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以件为单位,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。

   ()归档时间和归档验收

   1、基建项目在验收前,基建部门应通知学院综合档案室对准备归档的基建文件材料进行预验收,并出具证明,否则,不能组织竣工验收。

   2、竣工图是基建工程项目的最后真实记录,是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建,进行大、中型维修的依据,是竣工验收的必要条件之一,竣工图必须盖有施工单位的竣工印章,施工单位负责人(或图纸修改人员)签名。

   3、基建工程或维修工程全部竣工并验收后,基建部门应在三个月内完成整理、立卷,工程技术负责人对归档的档案材料要加以审查并签字,交由兼职档案员向学院综合档案室移交归档。 

   4、移交时填写移交清册,移交清册一式二份,双方各执一份。 

   四、基建档案的管理 

   ()档案室负责对基建档案的接收、并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供使用。

   ()基建档案的保管期限分为短期、长期、永久三种 (详见附表)。长

期保管的基建档案实际保管的期限不得短于建设项目的实际寿命。

   ()对保管期满的基建项目档案必须经本院档案鉴定小组鉴定,对已失去保存价值的档案材料,须办理审批手续,登记造册后方可作出处理。 

   ()已经归档的基建文件材料需要更改、补充时必须填写更改审查清单,经基建部门负责人同意,并在案卷备考表内写明修改原因和时间,补充、修改材料应及时整理归档。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料。 

   五、基建档案的开发利用

   (一)积极开展利用工作,编制检索工具,编制基建档案汇编和编辑参考资料,更好为利用者服务。

   ()借阅基建档案按《韩山师范学院档案借阅制度》办理借阅手续,保证档案的安全、保密。

   六、基建档案工作岗位责职

   ()基建部门领导的职责

   1、把基建档案工作全面纳入基建管理工作中,并督促各岗位工作人员执行。

   2、定期检查,做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步。

   3、项目结束后,组织收齐基建档案,审查归档材料质量是否完整、系统、准确、符合要求。

   4、提出基建档案资料的案卷保管期限和密级。

   5、参加基建档案资料的鉴定、验收工作。

   () 基建部门兼职档案员的职责

1、负责基建文件材料的形成、积累、保管、整理立卷和归档工作,保证文件材料的完整、准确、系统。

2、根据文件材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。

3、接受学院档案部门的业务指导和督促检查,按规定时间向学院综合档案室移交档案。

()综合档案室的职责

1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。 

2、组织对兼职档案员的业务培训。

     3、监督、指导、检查基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作。

4、负责基建档案资料的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

韩山师范学院基本建设类档案管理实施细则.doc

 
 
 

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