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  学院管理制度

韩山师范学院产品生产类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:34:00

   一、产品生产档案工作的基本原则

   ()产品生产档案是指我院在产学研过程中形成的文件材料、样品和样品照片、录像、实物等(包括相应必要的电子文件)。

   ()我院产品生产档案是产学研活动的真实记录,是科学技术和生产力,是学院的财富,必须实行统一管理,确保档案的完整、系统、准确和安全,便于开发利用。 

   (三)产品研发单位应配备相应兼职档案员,统一管理本单位设计、试制、生产和销售产品过程中直接形成的文件材料,定期整理,按时向学院综合档案室移交档案。 

   二、产品生产档案归档范围的确定 

   ()归档原则

   1、归档的科技开发与产品生产材料,必须对学院和社会的当前和长远有参考、凭证作用,有史料和研究价值。

   2、归档的科技开发与产品生产材料,必须反映产学研活动以及产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程,保证完整、准确、系统。

   3、归档的产品生产文件材料,必须遵循自然形成规律,保持其有机联系,必须与实物一致并且有成套性。

   ()归档的主要内容和重点

   l、归档的主要内容包括科技开发和产品生产中的综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等方面,具体的归档范围见(附表)。

   2、归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料,业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性材料。

   三、产品生产档案的立卷与归档要求 

   ()产品生产档案立卷时,应按文件材料的自然形成规律,保持有机联系。按时间顺序系统排列或按文件形成的规律,原则上相同内容的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,反映整个产品项目关键材料放在首卷,底图单独存放,一个项目的文件材料少时,文字材料在前,蓝图在后进行组卷,底图单独存放。

   ()归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国际统一格式,图纸签字手续完备。

   ()卷内文件材料正文在前,附件在后排列,文字材料的原稿和正文在一起,正文在前,原稿在后,重要材料原件上有圆珠笔字迹的要复制,复制后按原件在前,复制件在后排列。

   ()卷内材料一律拆掉金属物,用线装订于左侧,图件按A 4图纸规格折叠成手风琴式,图名、图签折在外面,图纸一律平放或卷放,不能折叠。

   ()对组好卷的科技文件材料进行逐页编号,每卷页号从1开始,无论单面或双面的书写、印刷文件材料,每面均为一页,页号位置在非装订的一侧的下角。 

   ()案卷标题要准确,材料作者、材料形成日期应注明。填写卷内目录和备考表,卷内目录应放在卷内材料首页之前,备考表放在卷内材料尾页之后。 

   ()产品技术负责人应填写本产品生产档案内容简介和工作人员名单,并放在本产品归档的案卷首卷卷内目录之前。

   ()产品技术负责人对归档的案卷要拟定案卷保管期限和密级,经厂技术管理部门审定。

   ()与产品生产档案配套的照片、底片、录音带、计数机磁盘应分别组

卷,专柜保管,档号与文字材料一致。

   ()新产品在成型鉴定前,学院档案室和技术管理部门对应归档文件材料进行审查,并出具证明材料。没有档案部门的证明材料,不能进行鉴定、投产工作。

   (十一)归档时间

   l、在产品定型鉴定、验收后三个月内,应完成立卷归档工作。 

   2、因某种原因中断的产品,应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

   3、管理性文件材料,应在次年4月底前完成立卷归档工作。 

   4、移交时填写移交清册,移交清册一式二份,双方各执一份。 

   四、产品生产档案的管理

   ()学院档案室负责对产品生产与科技开发档案进行接收、分类、编目、登记编制检索工具和提供利用。

   ()保管期限和保密期限已满的产品生产与科技开发档案,须经院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

   ()产品生产类档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

   五、产品生产档案的开发利用 

   ()档案部门要定期编制本单位产品档案目录及摘要,编写各种参考资料,在单位内部提供利用。

   ()在档案管理中,必须严格执行国家保密法、专利法等有关法律,确保产品生产与科技开发档案的安全,维护科技人员的合法权益。

   ()注意收集、登记利用产品档案后取得的社会、经济效益,并编印成册,广泛宣传。

   六、产品生产档案工作岗位职责

   ()产品生产单位领导的职责

   1、贯彻执行有关档案工作的规定,把技术文件材料形成、积累、立卷、归档工作纳入有部门及人员的岗位职责,保证档案工作的顺利进行。 

   2、对本单位兼职档案人员的工作给予支持,  

   3、加强与学院综合档案室联系,共同做好业务指导、监督和检查工作,保证本单位档案的齐全、完整和质量。 

   ()兼职档案员的职责 

   1、按科技开发项目与产品生产的设计、试制、生产和销售产品过程中文件材料、实物的形成规律,做好本单位文件材料的形成积累工作; 

   2、将收集、积累的文件材料、实物整理、组卷,做到组卷合理,编目清楚,标题准确; 

   3、主动接受综合档案室的业务指导和督促检查,按时向综合档案室移交档案; 

   4、注意文件材料的安全和保密工作; 

   5、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

   ()学院档案室的职责 

   1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。 

   2、组织对兼职档案员的业务培训。 

   3、指导、督导、检查技术文件材料的立卷归档工作。

   4、负责学院科技开发与产品生产档案的接收、整理、保管、统计、鉴定、利用等业务工作。 

   5、执行国家有关科技保密制度,确保科技开发与产品生产档案的安全,维护科技人员的合法权益。 

韩山师范学院产品类档案实施细则.doc

 
 
 

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