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  学院管理制度

韩山师范学院科研类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:32:00

   一、科研档案工作的基本原则

   ()凡是本院在从事科研管理以及科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件)均属科研档案。

   ()科研档案是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家和学院的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,便于开发和利用。

   ()科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,是搞好科研工作的重要基础工作之一,学院各科研管理单位、科研机构、项目(课题)组的负责人为科研档案工作的负责人,并指定一名兼职档案员,统一管理本单位的科研档案,定期收集、整理。

   ()实行科研工作和科研档案的“三纳入”、“四同步”管理,即纳入科研工作计划,纳入科研管理工作制度,纳入各级管理人员和科研人员的岗位责任;各单位要做到下达计划任务与提出科研文件材料的归档同步,检查计划进度与检查科研文件材料情况同步,验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步,上报登记和评审奖励科研成果以及科技人员考核提职与档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。

   () 凡在科研管理和科研活动中产生形成的具有查考保存价值的文件材料(包括底稿),具体承办人员办理完毕后,都必须交由兼职档案员收集,按问题分类积存,整理立卷,移交学院综合档案室统一管理。

   二、科研档案归档范围的确定

   ()归档原则

1、归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学院和社会的当前和长远具有参考、凭证作用,有史料和研究价值。

2、归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3、归档的科研文件材料,必须遵循其自然规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业科研文件材料的不同特点和成套性。

()由本院与其他单位分工协作的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外,应将复制件送交主办单位保存。由院内几个单位协作完成的项目,各有关单位要相互配合,整理好本单位承担的须归档的文件材料,交由主持单位归档。如涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。 

()与国外合作的科研课题,经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法,一般归入外事类。

()归档的主要内容和重点

   l、归档的主要内容包括科研管理的综合文件材料,研究课题的科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的材料,论文、论著,具体的归档范围见(附表)。

2、归档的重点是本院承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

三、科研档案的立卷与归档要求

()科研档案实行科研材料形成部门和项目(课题)组立卷。

1、科研管理部分的文件材料,参照党政档案管理的要求组卷。

2、研究课题材料,在课题结束后,由本课题负责人主持立卷,将形成积累的全部文件材料按要求整理后交科研管理部门,科研管理部门将积累的管理性文件与课题组的业务性文件材料由兼职档案员汇总、整理成卷。

()归档的文件材料必须完整、准确、系统,字迹工整,图样清晰。如书写的纸质文件材料应用蓝黑或碳素墨水,不能使用不利于保存的纯蓝墨水、圆珠笔等。

(三)组卷要求:

1、组卷要遵循科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则。

2、将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文专著、鉴定、成果申请与获奖、科研投资与经费核算等材料整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余材料按科研阶段顺序依次整理。

3、材料系统整理后,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷,每个案卷材料一般不超过200页。

   4、内容密不可分的科研文件材料按以下要求排列;正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后;总图在前,零件图或结构图在后;总装配图在前,分系统图在后。

   ()拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。

   ()卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在每面材料非装订线一侧的下角。

()项目(课题)组长填写“科技档案说明书”,放入每个研究课题第一卷卷内目录之首。

() 归档要求和归档时间

1、科研管理部门是科研档案归口单位,由各项目(课题)组向科研管理部门归档,科研管理部门检查、验收后统一向学院综合档案室移交。

2、科研管理的综合文件材料应在次年4月底前归档。

3、研究课题在鉴定、验收或结束后三个月内归档;暂不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

4、移交时填写移交清册,移交清册一式二份,双方各执一份。

5、本院重大科研项目的鉴定、评审工作,在召开鉴定会(评审会)、申报各级成果奖励之前,各单位应通知综合档案室对须归档的科技文件材料加以审查、验收、签署意见。

   四、科研档案的管理

   ()综合档案室负责对各类科研档案进行接收登记、分类、编目、编制检索工具和提供利用。

   ()档案的补充

   1、科研管理部门和项目(课题)组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案部门补充归档,并根据获奖和成果情况,及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

   2、档案室对补充归档的文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

   ()保管期限或保密期限已满的科研档案须经学院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

   ()项目(课题)组在归档时,应提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见。保管期限分为永久、长期、短期,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

   五、科研档案的开发利用

   ()努力开发利用科研档案,为提高本院教学、科研水平,提高社会效益和经济效益服务。

   ()充分发挥科研档案的法律凭证作用,为保护科研成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

   ()档案室根据科研和管理的工作需要,编辑参考资料,为利用者服务。

   ()注意收集、登记利用科研档案后取得的社会经济效益。

   ()在科研档案的开放利用中,必须严格执行国家关于科技保密、专利等法律法规。

   六、科研档案工作岗位职责

   ()科研管理部门领导的职责

   1、将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

   2、建立健全有关科研档案的管理制度,把科研档案的管理纳入科研管理工作之中,督促全体科研人员执行。

   3、督促各科、室、项目(课题)组负责人、兼职档案员按按归档要求,做好科研档案的收集、整理。 

   4、组织对科研档案组卷质量及保管情况的检查。 

   5、指导科研档案鉴定和密级的确定等工作 

   6、加强与学院综合档案室联系,共同做好业务指导、监督和检查工作,保证科研档案的齐全、完整。 

   ()科研机构、教研室负责人的职责

   1、把建立科研档案列为科研机构、教研室的工作内容之一,向科研人员提出科研档案的具体要求,定期检查科研人员积累科研文件材料的工作是否与科研进展同步。

2、研究课题结束后,审查科研文件材料是否完整、准确、系统,确定保管期限和密级,并签署意见。

()项目(课题)组长的职责

   1、主持本项目(课题)科研文件材料的整理和归档工作,提出建档计划,明确成员积累文件材料的任务,在项目(课题)结束后,组织收齐档案,系统组卷,做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

   2、提出科研档案案卷保管期限和密级,填写科研档案归档说明书,并组织填写卷内目录、备考表。

   ()科研人员的职责

   1、按归档要求做好平时文件材料的形成、积累工作。

   2、课题完成后,整理出由本人承担任务部分的科研文件材料,做到质量符合要求。 

   3、自觉归档,不得以任何借口将应归档的文件材料据为己有。 

   ()兼职档案员的职责 

   1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

   2、将收集、积累的文件材料整理、组卷,做到组卷合理,编目清楚,标题准确。 

   3、主动接受综合档案室的业务指导和督促检查,按时收齐本单位的档案向综合档案室移交。 

   4、注意文件材料的安全和保密工作。 

   5、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 

   ()综合档案室的职责 

1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。

2、组织对兼职档案员的业务培训。 

3、检查、监督、指导科研和科研管理单位做好文件材料的形成、积累和整理归档工作,检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。 

4、负责科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计利用等业务工作。

5、积极组织开发科研档案信息资源,充分发挥其作用. 

6、遵守国家关于科技保密的规定、学院档案借阅制度,确保科技机密及档案的安全、完整,维护本院和科技人员的合法权益。 

韩山师范学院科研类档案管理细则.doc

 
 
 

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