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韩山师范学院教学类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:30:00
一、教学档案工作的基本原则

()凡是本院在教学管理和教学活动实践中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件)均属教学档案。

()教学档案是衡量我院教学管理水平和教学质量的重要标志之一,是我院档案的主体、核心和重点。

()教学档案实行集中统一管理,以确保完整、准确、系统和安全,便于开发和利用。

()教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部分,必需实行“三纳入”、“四同步”,即纳入教学工作计划,纳入教学工作管理制度,纳入各级管理人员和教学人员的岗位责任并作为考核教学质量和管理水平的标准之一;各单位要做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档同步,检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步,评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,教师奖励、考核晋升与本院档案部门出具归档证明同步。

()各教学和教学管理单位应明确一位负责人分管档案工作,并指定1-2名兼职档案员,统一管理本单位的教学文件材料,并定期收集、整理。

()凡在教学管理和教学活动实践中产生形成的具有查考保存价值的文件材料(包括底稿),具体承办人员办完毕后,都必须交由兼职档案员收集,按问题分类积存,整理立卷,移交学院综合档案室统一管理。

二、教学档案归档范围的确定

()归档原则:归档的教学类文件材料必须对学生、学院、社会的当前与长远具有参考、凭证作用,有史料和研究价值;能够反映学院教学部门职能活动、教学管理和教学实践的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系和成套性,符合教学管理和教学实践活动的特点。

()凡在教学管理和德、智、体教学实践各个环节活动过程中形成的,并有保存价值的不同载体的文件材料,都应整理、立卷、归档。

()归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管

理、课堂教学与教学实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面,具体的归档范围见(附表)。

三、教学档案的立卷与归档要求

()形成与积累

1、新学年开始后,各教学及教学管理单位应自觉地做好新学年各项教学工作文件材料的形成积累,并定期进行整理。

2、教务处、成教院应向各教学单位统一各种文件材料的格式,学籍表、成绩表等都要统一规范。

3、归档的教学文件材料必须格式统一、字迹工整,规范化和签字手续完备。

()整理组卷

1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。由教学管理部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料进行整理组卷。

2、根据教学文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。

() 归档时间和要求

1、学年结束后,教学及教学管理人员应及时将自己工作范围内形成的档案材料移交本单位的兼职档案员,由兼职档案员集中整理后向综合档案室移交。

2、移交档案时交接双方必须当面检查验收,坚持文件材料是否完整齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

3、移交时填写移交清册,移交清册一式二份,双方各执一份。

4、教学管理综合文件材料应在次年4月底前归档;毕业生学籍材料在学生毕业后的次年寒假前归档。如有需要补充的文件材料,整理后应及时向综合档案室移交。

四、教学档案的管理

()学院综合档案室负责对教学档案的接收、整理、分类、管理和提供利用。

()保管期限已满的教学档案由学院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

()教学档案保管期限分为永久、长期和短期。

五、教学档案的开发利用

()学院综合档案室编辑各种形式的参考资料,如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编,为教学管理工作和师生服务。

()教学档案的借阅利用按《韩山师范学院档案借阅制度》办理。

六、教学档案工作岗位职责

()教学及教学管理单位领导的职责

l、建立健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并督促全体人员执行。

2、加强与学院综合档案室联系,共同做好业务指导、监督和检查工作,保证教学档案的齐全、完整。

3、对各科、室的负责人和兼职档案员提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

()兼职档案员的职责

1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

2、将收集、积累的文件材料整理、组卷,做到组卷合理,编目清楚,标题准确;

3、主动接受综合档案室的业务指导和督促检查,按时向综合档案室移交档案;

4、注意文件材料的安全和保密工作;

5、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

()教研室主任的职责

l、负责收集教研室的典型教案、集体备课记录、试题、试卷等,向所在单位兼职档案员移交。

2、督促教师将各种教学业务档案归档。

(四)工作人员及教师的职责

1、按归档要求做好平时文件材料的形成、积累工作;

2、把本人承担工作所形成的文件材料进行整理、组卷,移交本单位兼职档案员;

3、自觉归档,不得以任何借口将应归档的文件材料据为己有。

()学院综合档案室的职责

1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。

2、组织对兼职档案员的业务培训。

3、检查、督促、指导全院教学档案工作,验收各单位移交的教学档案;

4、对教学档案进行分类、整理、入库、保管,编制检索工具,提供档案的利用;

5、开发教学档案信息资源,开展教学档案理论研究,参加各种学术活动,不断提高工作质量;

6、遵守借阅制度、保密制度,确保档案的完整和安全。

韩山师范学院教学类档案管理实施细则.doc

 
 
 

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