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  学院管理制度

韩山师范学院党群、行政类档案管理实施细则

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:25:00

     一、党、政档案工作的基本原则

(一)凡是在本院党、政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件)均属党、政档案。

(二)党、政档案必须由学院综合档案室集中统一管理,以确保完整、系统、准确、安全,便于开发和利用。

(三)学院党政管理部门、教学单位、教辅单位、直属单位、科研机构、二级学院等均为党、政类档案归档文件整理单位。

(四)党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”、“四同步”管理,即纳入学院各党政部门的工作计划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到在布置、检查、总结、验收各项工作时,同步布置、检查、总结、验收档案工作。  

(五)各党、政部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并指定一至二名工作人员作为兼职档案员,协同学院综合档案室做好档案的收集、整理、归档工作。  

   二、党、政档案归档范围的确定

   (一)归档原则:归档的党、政类文件材料必须能反映本院党政部门职能活动的全过程,必须对本院和社会的当前与长远具有参考作用、凭证作用,有史料和研究价值。

   (二)具体的归档范围见(附表一、二)。  

   (三)不归档文件材料的范围  

   1、未定稿的文件;  

   2、未经会议讨论、未经学院领导审阅、签发的未生效的文件;  

   3、未生效的合同、协议、单据;  

   4、为参考目的从各方面收集的文件材料;  

   5、无查考价值的事务性、临时性文件。  

   三、党、政档案的立卷与归档要求  

() 形成积累

每位工作人员应将自己平时和临时所承担的工作形成的文件材料进行整理组卷,移交给本单位兼职档案员;兼职档案员根据类目分别组卷。

() 立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

() 立卷分工

1、上级和所在地、市级来文、来电材料,综合性的,由党办、院办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

2、以学院党、政名义的发文,由党办、院办分别立卷归档,以部门名义的发文,由各部门立卷归档,文件应保存三份以上。

3、学院召开的代表大会、党委会、院务会、办公会等会议所形成的材料,由党办、院办分别立卷归档。职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。

4、院内各单位向党委、行政的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由党办、院办立卷归档。

5、两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。

6、重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

(四) 立卷程序

按照归档时间要求,由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归卷,并对文件进行检查整理,依照如下程序进行:

1、检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整,同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

2、检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

3、检查案卷保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。

4、检查案卷文件数量。一般不超过200页,对同一问题文件数量多的,宜酌情适当立卷,问题单一、文件数量少者可组薄卷。

() 立卷分类

1、分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度,法规性文件可归入公布或批准的年度;按学年处理的文件归入专门年度。

2、分问题。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3、分期限。将文件按不同保管期限分开。

() 立卷组合

1、立卷组合的基本要求:立卷组合一般应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系紧密。

2、立卷组合形式,一般按下述内容顺序进行:

会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;

统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;

学院管理和业务活动形成的业务文件,调研材料等,一般按单一问题组合;

工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;

简报按名称或期号组合;

其他文件材料可按照特殊的形式组合。

() 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:

批复、批示在前,请示、报告在后;

正件在前,附件在后;

正本在前,定稿在后;

转发件在前,被转发件在后;

非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

其它文件材料按时间顺序排列。

() 对在装订线以外有字迹的文件材料或破碎的文件材料,以及与本卷材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物。

() 成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编卷号。

成卷装订的,卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在每面材料非装订线一侧的下角。

按件装订的,卷内文件应逐件加盖档号章,并填写档号章的各个项目,编制件号;档号章的位置在每件文件首页的右上角,卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示及批复,来文及复文一般分别计算件数;正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数;正本与附件,按一件计算。

() 填写卷内文件目录

顺序号:以卷内文件排列顺序填写的序号。

文号:文件制发机关的发文字号。

责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任署名者。

题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟题目,外加“[ ]”号。

日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“·”号。

页号:卷内文件起止之页的编号。

(十一) 填写卷内备考表

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人:由组成本卷的责任者签名。

检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。

(十二) 对采用立薄卷方式的案卷必需用软卷皮,再装入硬卷皮()内。

(十三) 拟写案卷标题。要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。除会议文件材料外,不得用“X X X文件材料”。

(十四)归档时间和要求:

1各单位应在每年4月底前将上一年度的档案材料向综合档案室移交。

2、移交时填写移交清册,移交清册一式二份,双方各执一份。

3、移交档案时交接双方必须当面检查验收,坚持文件材料是否完整齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

4如有需要补充的文件材料,应及时向综合档案室补交。

四、党、政档案的管理

() 学院综合档案室负责对党、政类档案的接收、分类整理、登记、保管和提供利用。

() 党、政档案保管期限分为永久、长期和短期。

() 保管期限和保密期限已满的党、政类档案,由学院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

() 学院综合档案室编制和提供档案检索工具,为党、政管理工作服务。

五、党、政档案的开发利用

() 党、政档案的借阅按《韩山师范学院档案借阅办法》办理。

() 档案查、借、归还时,由利用者和档案部门共同进行清点检查,并在档案查阅或借阅登记薄上登记。借出档案应因工作特殊需要,办理借档手续,按期归还,需续借者,应重新办理借档手续,对无故逾期不归还者,应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失,根据有关规定,区别不同情况,严肃处理。

() 学院综合档案室应积极编写档案参考资料和专题汇编等,更好地为党、政管理工作提供服务。

六、党、政档案工作岗位职责

()学院分管档案工作领导的职责

l、贯彻执行国家关于档案工作的方针政策,组织全院性的档案工作宣传教育;

2、加强对学院档案工作的领导,把档案工作纳入学院的整体发展规划,列入学院议事日程,督促各单位按档案工作的要求完成各项工作;

3、及时解决档案工作中的重大问题和困难,使档案工作与学院各项工作协调发展。

()各单位领导的职责

1、组织本单位人员学习档案法规,执行学院档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的工作计划;

2、加强与学院综合档案室联系,检查、监督、指导本单位的档案工作;

3、落实本单位人员的档案岗位职责,提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难;

    4、检查本单位人员对所承担工作形成的文件材料的积累、归档情况,并负责验收归档材料是否完整、准确、系统,保证归档档案的质量;

    5、落实本单位兼职档案员按时向学院档案室移交档案。

()兼职档案员的职责

    1、负责本单位文件材料的收集、积累、保管和整理立卷,保证文件材料的完整、准确、系统;

    2、根据本单位不同种类文件材料形成的特征,制定其案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档;

    3、归档案卷做到组卷合理,编写页号准确,目录填写清楚,标题简明扼要;

    4、主动接受综合档案室的业务指导和督促检查,按规定时间向档案室移交档案;

    5、注意文件材料的安全和保密工作;

    6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

   ()工作人员的职责 

   1、按归档要求做好平时文件材料的形成、积累工作;

   2、把本人承担工作所形成的文件材料进行整理、组卷,移交本单位兼职档案员; 

   3、自觉归档,不得以任何借口将应归档的文件材料据为己有。 

   (五)学院综合档案室的职责 

   1认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,负责本细则的组织实施。

   2、组织对兼职档案员的业务培训。

   3、检查、督促、指导各单位做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。

   4、对党、政档案进行分类、整理、入库、保管,编制检索工具,提供档案的利用。  

   5、做好党、政档案的编研工作,编写档案参考资料、专题汇编等。  

   6、遵守借阅制度、保密制度,确保档案的完整和安全。  

韩山师范学院党群类、行政类档案管理实施细则.doc

 
 
 

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