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韩山师范学院档案实体分类方案

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:19:00

   一、编制目的和依据

   根据教育部国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》,结合我院实际,制订我院档案实体分类方案。

   二、类目设置和标识:

   本院档案,根据其产生的领域范畴、记述的内容性质及档案载体的物质形式,划分为党群、行政、学生、教学、科研、产品生产、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、声像载体、实物、人物共十四个类目。

   除学生类档案按其特殊性质以学号编录,其余档案的档号标识由年度号、分类号、案卷号三大部分组成,用连接号“——”连接各组代码。  

   即:年度号——分类号——案卷号  

   (一)年度号由四位阿拉伯数字组成。  

   (二)分类号是档号的主体,设一、二级类目,教学类、会计类档案设三级类目。一级类目采用每类主词的前两个字的汉语拼音的第一个字母作为标识,如教学类标识符合为“JX”;二级类目采用双位制编码,用阿拉伯数字作为标识,从“11”开始依顺序层累。三级类目采用AB两个字母表示。  

   (三)案卷号即案卷顺序号,由阿拉伯数字按1—N标识。  

   档号模式如下:  

例: 2000 ——   JX       11          A —— 123……

   年度号     一级类目    二级类目     三级类目       案卷号  

 

   三、分类主表及类目代号

   (一)DQ 党群类

   11 党务综合(分党委、党总支、直属党支部综合材料入此)

   12 纪检、监察

   13 组织  

   14 宣传教育(学生思想政治工作材料入此)  

   15 统战(民主党派、侨务工作材料入此)

   16 工会(妇女工作、计划生育材料入此)

   17 团委、学生会(学生社团材料入此)

   (二)XZ 行政类

   11 行政综合(行政部门、二级单位行政管理综合材料入此)

   12 人事、师资

   13 审计  

   14 武装、保卫  

   15 总务、后勤  

   16图书、档案、文博  

   (三)XS 学生类  

   根据学号编录

   (四)JX 教学类  

   11 教学综合

   12 学科与实验室  

   13 招生  

   14 学籍管理(学生奖惩材料入此)  

   15 课堂教学与教学实践

   16 学位  

   17 毕业生(毕业生信息反馈工作入此)  

   18 教材

   A普通全日制  

   B 成人教育  

   (五)KY 科研类  

   11 科研综合(科研经费管理、学术活动材料入此)

   12 科研项目

   13 论文、著作、作品  

   (六)CP 产品生产类  

   11 产品生产综合

   12 各类产品  

   (七)JJ 基本建设类  

   11 基建综合

   12 工程项目  

   (八)SB 仪器设备类  

   11 仪器设备综合

   12仪器设备项目  

   (九)CB 出版物类  

   11 出版物综合

   1215 出版物  

   (十)WS 外事类  

   11 外事综合

   12 出国()  

   13 来校

   14 国际合作与会议  

   15 外国留学生  

   (十一)CK 财会类  

   11 财会综合

   12 会计报表  

   13 会计账簿  

   14 会计凭证  

   15 工资清册  

   A 预算内账户  

   B 预算外账户  

   (十二)SX声像载体类  

   11 综合管理文件

   12 照片  

   13 录音带  

   14 录像带  

   15 幻灯片  

   16 磁盘  

   17 胶片  

   18 光盘  

   (十三)SW 实物类  

   11教学、科技开发的模型、样品、作品

   12奖状、荣誉证书  

   13奖杯、奖牌、锦旗  

   14字画 、题词、 赠言手迹  

   15礼品、赠匾、纪念品  

   16印章、证件、校章、纪念章、纪念册  

   17其他  

   (十四)RW 人物类  

   11 院内

   12 校友  

   13已故教职工档案  

   四、上级文件资料  

   凡上级发送我院的文件资料,如内容针对我院的,归入我院各类档案,如属参阅文件,按年度分级、分类单独立卷,标识代号:

SJ上级文件

11 国家级文件

12 省级文件

13 市级文件

韩山师范学院档案实体分类方案.doc

 
 
 

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