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  学院管理制度

韩山师范学院档案管理办法

作者:    点击数:     发布时间:2009-09-16 16:16:00

第一章

第一条 为规范学院档案工作,有效保护和利用档案,充分发挥学院档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国教育部、国家档案局第27号《高等学校档案管理办法》,结合我院实际,制订本办法。

第二条 本办法所称的学院档案,是指学校过去、现在和将来在教学、科研、管理等各项工作和活动中直接形成的,对学生、学校和社会具有保存利用价值的各种不同载体形式的历史记录,包括纸质文字材料、电子文件材料、图表、声像、实物等。

第三条 学院档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程,是全体师生员工的劳动成果和智慧结晶,是衡量办学水平、管理水平以及编写校史等的重要依据,具有十分重要的凭证作用、参考作用和研究价值。全院师生员工有保护档案和利用档案的义务和权利。

第四条 学院档案是国家和学院的宝贵财富,是办好学院的重要基础工作之一,学院将档案工作纳入学院整体发展规划和工作计划、纳入学院管理制度、纳入教职员工的工作职责。

第五条 学院档案实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用,并逐步采用先进技术,与学院的信息化建设同步发展,为满足学院和社会的需要提供优质服务。

第二章 机构设置与管理体制

第六条 学院设立综合档案室,并努力创造条件成立档案馆。综合档案室(馆)负责集中统一管理学院各类档案,它既是学院档案工作的管理职能部门,又是保存和提供利用本院档案的专门机构。

对需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,学院根据实际需要设立分室单独保管分室是学院综合档案室(馆)的分支机构。

第七条 学院档案工作由院长领导,分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。综合档案室(馆)在分管院长和上级业务主管部门的指导下开展工作。

第八条 学院各党政管理部门、教学单位、教辅单位、科研机构、直属单位、群众组织、二级学院、附属单位以及项目(课题)组等均为归档文件整理单位(以下简称:各归档文件整理单位)。学院实行由各归档文件整理单位预立卷归档制度。

第九条 各归档文件整理单位应有一名负责人分管本单位的档案工作,项目(课题)组由组长负责。各单位从自身工作职能的实际出发,指定一或多名工作人员担任本单位的兼职档案员,具体承办本单位档案材料的收集、整理和向学院综合档案室(馆)移交档案。综合档案室(馆)对各归档文件整理单位的档案工作进行检查、指导、监督,与各归档文件整理单位形成统一的档案管理网络。

第三章 工作职责和档案队伍建设

第十条 学院档案工作由院长领导,其主要职责是:
(
)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学院档案工作规章制度;
(
)将档案工作纳入学院整体发展规划,促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展;
(
)建立健全与办学规模相适应的学院档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;
(
)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。

第十一条 综合档案室(馆)的工作职责是:

()贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,规划学院档案工作;

()拟订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
(
)负责接收、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料;

()编制检索工具,编研档案史料,开发档案信息资源;

()组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

()开展档案的开放和利用工作;

()开展学院档案工作人员的业务培训;

()利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

()参与档案学术研究和交流活动。

第十二条 各归档文件整理单位的工作职责是:

()贯彻执行学院制定的有关档案工作实施办法和规章制度;

()制订本单位档案工作计划;

()负责本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交等环节的工作,确保本单位归档文件材料的原始性、完整性、准确性、系统性和安全保密。

()主动接受学院综合档案室(馆)的业务指导和检查,按规定时间向综合档案室(馆)移交档案。

第十三条 学院各级领导应重视和加强档案队伍建设,选拔和配备具有较高政治素质、专业知识、业务能力的年富力强人员担任专、兼职档案管理人员,定期组织和支持专、兼职档案管理人员参加业务培训和研讨交流活动。

第十四条 学院根据办学规模和编制数,适时为档案工作队伍配备与学院事业发展相适应的专、兼职档案工作人员。

第十五条 学院档案工作人员必须热爱档案事业,忠于职守,严守组织纪律和保密纪律,刻苦学习和钻研业务,不断了解和熟悉本院历史,掌握学院档案基本情况,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能,以保证工作的顺利进行。

第十六条 学院专、兼职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受与学院教学、科研和管理人员同等待遇。学院对综合档案室(馆)长期接触有毒有害物质的专职人员,按有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故发生,并按照有关规定予以补助。

第十七条 档案管理人员调离时,要严格履行档案交接手续,交接手续完备,方可离岗。

第四章 档案管理

第十八条 各归档文件整理单位应对档案工作实行“四同步”,即:在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步进行档案工作的布置、检查、总结和验收。

第十九条 归档的文件材料包括纸质文字材料、电子文件材料、图表、照片、录像(录音)带、光盘和实物等。

学院文件材料的归档范围:

()党群类:主要包括学院党委、党委各职能部门、基层党组织、工会、团委、民主党派等工作形成的材料,上级机关发送我院的文件材料。

()行政类:主要包括学院行政、行政各职能部门、教学单位、教辅单位、科研单位等行政管理工作形成的材料,上级机关发送我院的文件材料。

()学生类:主要包括普通全日制及成人教育中学历教育学生的高中档案、体检表、入学登记表、在校学习成绩单、实习记录、实习鉴定、毕业生登记表、奖惩记录、党团组织档案等。
()教学类:主要包括普通全日制及成人教育的招生、教学管理、教学实践、教学研究、学生学籍以及毕业生工作等文件材料。

()科研类:主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料、论文著作。

()产品生产类:主要包括高等学校在产、学、研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

()基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

()仪器设备类:主要包括仪器设备购置、管理文件材料,各种精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

()出版物类:主要包括学院自行编辑出版的学报、其他刊物及本院出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

()外事类:主要包括出入国(境)的各项外事活动、外事交流、学术交流、中外合作办学,学院聘请的境外专家、教师等的文件材料以及留学生、港澳台学生等的学籍材料。

(十一)财会类:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(十二)声像载体类:主要包括学院在各项工作和活动中形成的照片、录音带、录像带、胶片、光盘以及声像档案管理文件。

(十三)实物类:主要包括学院和师生在各项工作和活动中直接形成的有较高收藏价值的奖状、奖杯、证书、教学过程中具有代表性的教学模型、学生作品、科技开发的样品、使用过的印章、证件等实物以及上级领导、境内外知名人士、校友、团体、机构来我院视察、检查、指导、参观、访问时的题词、题字、捐赠的纪念品等。

(十四)人物类:主要包括在学院工作过的享有较高地位与影响的教授、专家、学院历任领导以及在某一领域中有特殊贡献的教职工;为社会作出重要贡献的享有盛誉的杰出校友。

(十五)电子文件:电子文件的归档要求参照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GBT 18894-2002)执行。

归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰。

第二十条 学院遵循归档的文件材料必须对学生、学院和社会的当前与长远具有凭证作用、参考作用和研究价值,能反映各项工作、活动的全过程,符合自然形成规律,保持有机联系的原则,确定归档范围。各类档案的归档范围和保管期限按照《韩山师范学院各类档案管理实施细则》的具体规定执行。

第二十一条 学院档案实行按年度立卷。各归档文件整理单位负责人要参照学院各类档案管理实施细则的要求,组织本单位人员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,将自己在各自职能活动中形成的材料及时积累、整理组卷,交本单位兼职档案员保管。各单位兼职档案员应按规定时间,向综合档案室(馆)移交档案材料,任何单位或个人不得以任何理由不予移交,更不能据为已有。

第二十二条 归档的时间和手续:

(一)各单位应在每年4月底前完成上一年度各类档案材料的移交。

(二)教学类中的学生学籍材料在完成一个培养周期后,即每届学生毕业后的次年寒假前移交。

(三)科研、基建类档案中,不能按年度完成的,其文件材料的收集和积累则应与项目(课题)的阶段性工作同步进行,并于项目(课题)完成之后的三个月内移交。

(四)财会类档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年,期满后的次年4月底前移交。

移交时,移交方必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、密级、案卷质地、移交时间,由移交单位和综合档案室(馆)的负责人和承办人员签名盖章。

第二十三条 凡本院与其他单位分工协作完成的项目,项目单位应当保存一整套档案移交学院综合档案室(馆),协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送我院保存

第二十四条 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学院可以通过征集、代管等形式进行管理。学院鼓励社会组织、个人向学院捐赠档案。

第二十五条 经接收的档案实体,由学院综合档案室(馆)按照《高等学校档案实体分类法》及《韩山师范学院档案实体分类方案》进行分类、整理、装订、统计、编号、入库、排架、编制检索目录、管理和维护。

第二十六条 我院图书馆保存的文物、图书资料同时是档案的,可按照《中华人民共和国档案法》的有关规定,自行管理,但应与学院综合档案室(馆)在档案的利用方面互相协作。

第二十七条 由学院永久保管的档案,在国家需要或学院所存部分档案列入有关国家档案机构接收范围时,学院有义务向国家档案机构提供所需原件或复制件。

第二十八条 建立、健全档案库房的管理制度,库房技术工作由专人负责,对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向院长报告,及时处理。

第二十九条 综合档案室(馆)应及时对已经破损或者字迹褪色的档案进行处理,加工成电子档案保管。

第三十条 综合档案室(馆)定期对保管期限已满的档案进行鉴定,对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意后,造册并经学院档案鉴定销毁领导小组审核,报学院院长批准后,方可予以销毁,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第五章 档案的利用与公布

第三十一条 综合档案室(馆)所保存的档案主要供本院利用,同时也为社会提供服务。

综合档案室(馆)按国家有关规定公布档案。属开放范围的,本院单位、个人或院外单位、个人需要查阅的,查阅者持合法身份证明,在说明利用目的和范围并履行登记手续后,可查阅、摘录、和复制档案文件。

境外组织或者个人利用档案的,需按照国家有关规定办理。

第三十二条 未开放范围的,仅供学院内部利用。下列情况之一者,档案不对外开放:

()涉及党和国家秘密的;

()涉及专利或技术秘密的;

()涉及个人隐私的;

()档案形成单位规定限制利用的。

第三十三条 对于要求查阅、摘录、和复制未开放的档案,必须遵守有关保密规定,按照管理权限审批。涉及个人隐私以及技术秘密的,应当经本人或档案形成单位同意;涉及党、政秘密的,应当经学院保密委员会批准,由保密员负责提供档案,限定性的查阅有关内容,查阅时不得随意翻阅与利用目的无关的内容。

第三十四条 保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定并报学院保密委员会同意后办理。

第三十五条 对社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,综合档案室(馆)应当无偿和优先提供。寄存在我院综合档案室(馆)的档案,归寄存者所有,如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第三十六条 对于重要的、珍贵的档案,一般不提供原件使用。如有特殊需要,应当经综合档案室(馆)负责人批准。

第三十七条 综合档案室(馆)应设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等,为档案利用者创造便利的条件。

第三十八条 查阅利用档案时,不得在档案上划线、打圈、涂改或污损档案。

第三十九条 提供利用的档案复制件,加盖有学院综合档案室(馆)公章及案卷出处的,与原件具有同等效力

第四十条 对学院内部师生员工利用档案用于工作目的或者利用其个人档案的,不收取费用;对社会、个人用于商业目的的,或已毕业学生利用其学籍成绩材料的,按照有关规定收取合理费用。

第四十一条 综合档案室(馆)应积极开展档案的编研工作,出版或在校园网公布档案编研资料,出版或公布的编研资料应属于开放的档案。

第四十二条 综合档案室(馆)应配合学院中心工作,举办档案展览、陈列。

第四十三条 综合档案室(馆)应创造条件,向在校相关专业的学生开设有关档案管理讲座和选修课,为师生教学提供学习和见习场所。

第六章 档案经费、设备及馆舍建设

第四十四条 本院档案工作所需经费,列入学校预算,学院保证档案工作正常开展所需的经费。

第四十五条 学院设立专项经费,有计划地为综合档案室(馆)配置必需的档案设备,并逐步配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字化档案馆建设,使档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第四十六条 学院按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求,逐步对现有的馆舍进行改、扩建或者新建,为学院档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和办公、阅览和陈列场所。

逐步实现存放涉密档案设有专门库房;存放声像、电子等特殊载体档案的库房配置有恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第七章 考评及奖励、处罚

第四十七条 学院建立、健全档案工作的检查、考评制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。根据被考评者的优劣表现,进行奖励与处罚。

第四十八条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,予以表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十九条 有下列行为之一的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自买卖、赠送、交换档案的;

(五)将公务活动中形成的应归档的文件材料据为己有的,不按规定、不按期归档的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第五十条 学院综合档案室根据本办法的要求,制订学院各类档案管理实施细则,并组织实施。

第五十一条 本办法自发文之日起执行。

韩山师范学院档案管理办法.doc

 
 
 

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