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  学院管理制度

韩山师范学院文件材料归档制度

作者:    点击数:     发布时间:2008-12-16 17:34:00

    为保证在从事教学、科研、基建、仪器设备和党政管理等活动中所直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同形式载体的文件材料的正常归档,促进学院档案工作的开展,制定本规定。  

一、归档的范围:

文件材料的归档范围按所发的各部门、各类档案工作规范的有关条款执行。  

二、归档的时间:

(一)各单位应在每年6月底前完成上一年度党政管理等各类综合管理文件材料的收集和立卷归档工作。  

(二)教学类中的学生学籍材料在完成一个培养周期后,即每届学生毕业后的次年寒假前一次性归档。  

(三)科研、基建类档案中,不能按年度完成的,其文件材料的收集和积累则应与项目(课题)的阶段性工作同步进行并于项目(课题)完成之后及时整理归档。  

属本院与其他单位分工协助完成的项目,文件材料由主办方负责收集整理,协作单位除收集与自己承担部分有关的文件材料正本外,应将复制件送交主办单位保存。  

(四)声像档案、仪器设备档案等文件材料,其收集与立卷归档工作按各自的特点进行。  

(五)财会类档案,其当年的财会档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年,期满后的次年6月底前办理归档手续。  

三、归档的要求:

(一)凡属应归档的文件材料,均由各单位兼职档案人员负责整理立卷。文件的立卷应按所发的各部门档案工作规范的有关条款的要求进行。  

(二)移交的文件材料应保持其齐全完整,且为原件,其定稿、修改稿也应随件一并归档(传真件则应及时复印存留,以保持字迹清晰)。  

() 文件材料的立卷归档应做到“三纳入”和“四同步”,即纳入学院计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。  

(四)移交学院综合档案室的档案材料必须符合档案工作规范规定的案卷质量要求。  

 
 
 

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